Cara Efektif Membuat Minutes of Meeting (MoM)

MoM atau Minutes of Meeting adalah catatan penting yang biasanya ditulis secara lengkap dan detail sebagai hasil dari rapat atau konferensi. Tujuan dari pembuatan MoM adalah agar poin-poin penting yang tersampaikan dalam meeting maupun konferensi tidak terlewat apalagi terlupakan begitu saja. Harapannya, di pertemuan berikutnya, MoM bisa digunakan sebagai acuan saat melihat progres dan perkembangan dari topik yang didiskusikan. Dalam dunia profesional, termasuk dunia kerja, MoM sudah pasti menjadi bagian dari setiap rapat yang diadakan. Lalu, bagaimana tips menulis MoM yang efektif? Berikut jawabannya:

Salah satu cara efektif yang bisa kamu terapkan saat menulis MoM adalah mempersiapkan formatnya terlebih dahulu sebelum rapat dimulai. Contohnya, tulis terlebih dahulu nama lokasi rapat, daftar hadir peserta rapat, nama pembicara, hasil dari rapat sebelumnya, saran yang disampaikan ketika rapat, hasil diskusi rapat, aksi yang akan diambil setelah rapat, dan lain sebagainya.

Dengan begitu, saat rapat dimulai, kamu bisa fokus mencatat hal-hal yang memang sudah pasti dibutuhkan untuk menyusun MoM. Hal ini membuat proses penulisan MoM juga menjadi lebih mudah dan hasil penulisannya pun lebih rapi. Mengingat MoM ini nantinya akan dibagian kepada seluruh peserta rapat, kamu tentu ingin membuat catatan yang mudah dipahami, kan?

Tips berikutnya yang bisa kamu praktekkan saat hendak membuat MoM yang efektif adalah mencari tahu tujuan dari rapat. Hal ini bisa kamu lakukan dengan bertanya kepada penyelenggara rapat, membaca materi mengenai topik yang akan dibahas dan didiskusikan dalam rapat, dan masih banyak lagi cara lainnya.

Mengapa hal ini penting? Tentu saja informasi mengenai rapat itu sendiri akan membantu memudahkan kamu melakukan pencatatan atau membuat MoM. Bayangkan jika kamu tidak paham dengan apa yang didiskusikan selama rapat. Tentu kamu akan kesulitan untuk menentukan mana informasi yang penting dan yang tidak. Hal ini bisa mempengaruhi hasil dari MoM yang sudah kamu buat.

Sebaliknya, jika kamu tahu jelas tujuan dari rapat hingga topik yang akan dibicarakan dalam rapat tersebut, kamu akan lebih mudah membuat MoM. Hal ini dikarenakan kamu tahu informasi mana yang penting untuk dirangkum dalam MoM, dan mana informasi yang tidak dibutuhkan.

Biasanya, jika kamu memiliki wewenang untuk membuat MoM, berarti kamu juga memiliki hak untuk menentukan siapa-siapa saja yang bisa menjadi peserta rapat. Nah, banyak peserta rapat belum tentu membuat rapat bisa berjalan secara efektif. Oleh sebab itu, usahakan untuk mengundang peserta yang benar-benar dibutuhkan saja.

Pasalnya, jumlah peserta rapat juga mempengaruhi proses penulisan MoM. Semakin banyak orang yang hadir, semakin banyak pula opini dan pendapat yang perlu kamu dengarkan selama rapat. Hal ini membuat penulisan MoM menjadi tidak optimal, karena kamu menjadi susah fokus terhadap pendapat dari peserta-peserta yang memang dibutuhkan.

Jika diperbolehkan, kamu bisa merekam jalannya diskusi dalam rapat atau konferensi. Rekaman ini bisa berupa video maupun audio. Tujuannya, agar setelah rapat dan konferensi selesai, kamu bisa memutar rekaman tersebut dan mendengarkan kembali diskusi yang berlangsung dalam rapat. Dengan begitu, kamu bisa memeriksa ulang apakah hasil catatanmu sudah sesuai dan tepat dengan hasil diskusi.

Selain itu, kamu juga bisa mendengarkan atau melihat ulang rekaman demi melengkapi informasi yang mungkin saja terlewat saat membuat MoM dalam rapat. Tentu saja, cara penulisan MoM ini sangat efektif dan memudahkan kamu menghasilkan MoM yang lengkap, rinci, dan sesuai dengan kebutuhan masing-masing peserta.

Terkadang, saat membuat catatan, kita sering kali tanpa sadar memasukkan opini pribadi. Sebenarnya, hal tersebut tidak salah jika kamu sedang membuat catatan pribadi. Akan tetapi, dalam penulisan MoM sebaiknya penulisan opini pribadi dihindari saja.

Pasalnya, hal ini dapat membuat hasil catatan atau MoM menjadi tidak akurat. Lebih baik, tulis poin-poin dalam rapat sesuai dengan hasil kesepakatan bersama. Menuliskan opini pribadi dalam MoM bisa menimbulkan konflik internal yang tentu saja tidak diinginkan.

Nah, dari beberapa tips penulisan MoM di atas, kini kamu sudah tahu kan bagaiaman membuat MoM yang efektif? Selamat mencoba!