5 Kesalahan Umum dalam Business Writing (Proposal, Report, Email) yang Harus Dihindari

Dalam dunia profesional, kemampuan menulis bisnis yang baik bukan hanya sekadar nilai tambah, melainkan sebuah keharusan. Proposal, laporan, maupun email adalah wajah perusahaan di mata klien, atasan, dan mitra kerja. Sayangnya, masih banyak kesalahan dalam bussiness writing yang membuat pesan yang ingin disampaikan kurang efektif atau bahkan menimbulkan kesalahpahaman. Artikel ini akan membahas 5 kesalahan umum dalam business writing beserta contohnya agar kamu bisa menghindarinya.

Kesalahan pertama yang paling sering ditemui adalah penggunaan kalimat panjang, berulang, dan sulit dipahami. Dalam dunia bisnis, waktu sangat berharga. Tulisan yang tidak ringkas akan membuat pembaca kehilangan fokus.

Contoh kesalahan business writing:

● “I am writing this email in order to inform you that we have already received the invoice which you kindly sent us on the date of August 15, 2025, and we will make sure to follow up on this matter as soon as possible.”

Perbaikan:

● “We have received your invoice dated August 15, 2025, and will follow up shortly.”

Mengapa ini termasuk kesalahan dalam penulisan?

●  Menggunakan frasa yang tidak perlu.

●  Terlalu panjang sehingga pesan utama tenggelam.

●  Tidak sesuai prinsip clarity dalam komunikasi profesional.

Tidak sedikit profesional yang meremehkan grammar dan ejaan. Padahal, tata bahasa yang salah bisa mengurangi kredibilitas penulis dan perusahaan. Dalam konteks internasional, error business English bahkan bisa mengubah makna pesan.

Contoh kesalahan business writing:

● “We looks forward to cooperate with your company.”

● “This report are intended for manager review.”

Perbaikan:

●  “We look forward to cooperating with your company.”

●   “This report is intended for manager review.”

Mengapa ini termasuk kesalahan dalam penulisan?

●      Kesalahan grammar menimbulkan kesan kurang profesional.

●      Dalam proposal atau laporan resmi, error kecil bisa dianggap kurang teliti.

●      Di email, bisa memengaruhi kepercayaan klien internasional.

Salah satu kesalahan bussiness writing yang krusial adalah gagal menyesuaikan gaya bahasa dengan penerima. Email ke atasan tentu berbeda dengan pesan ke rekan kerja, begitu juga laporan internal berbeda dengan laporan investor.

Contoh kesalahan business writing:

●      Menggunakan jargon teknis yang rumit untuk klien non-teknis. Misalnya, “Our SaaS product utilizes an advanced microservices architecture with Kubernetes orchestration to ensure containerized scalability and high availability.”

●      Menggunakan bahasa terlalu santai dalam laporan ke direksi: “Hi boss, the project is doing pretty well, we just need your quick thumbs-up to move forward .”

Perbaikan:

●   Untuk klien non-teknis: “Our software is designed to help your team work faster and more reliably by reducing downtime and making the system easier to scale as your business grows.”

●  Untuk direksi: “The project has reached its final stage and is now pending your approval to proceed.”

Mengapa ini termasuk kesalahan dalam penulisan?

●  Audiens merasa bingung, tidak dihargai, atau tidak diajak bicara dengan level komunikasi yang tepat.

●  Bisa menyebabkan miskomunikasi, terutama dalam laporan keuangan atau proposal investasi.

Tulisan bisnis harus mudah dipindai: ada pembukaan, isi utama, dan kesimpulan. Sayangnya, banyak laporan atau email yang isinya bercampur, sehingga pembaca kesulitan menemukan poin penting.

Contoh kesalahan business writing:

●      Email yang langsung masuk ke detail teknis tanpa pengantar.

●      Proposal yang menyajikan data finansial sebelum menjelaskan masalah dan solusi.

●      Laporan yang mencampur analisis dan rekomendasi tanpa pemisah.

Perbaikan:
Gunakan struktur sederhana:

1. Pembukaan – tujuan penulisan.

2. Isi – data, analisis, atau informasi utama.

3. Kesimpulan/Action Point – tindak lanjut atau permintaan.

Mengapa ini penting?

●      Struktur jelas memudahkan pembaca menyerap informasi.

●      Membuat laporan lebih meyakinkan.

●      Menghemat waktu pembaca yang sibuk.

Banyak email dan laporan berhenti hanya pada penyampaian informasi tanpa arahan jelas. Padahal, tujuan business writing adalah mendorong tindakan: memberi persetujuan, menandatangani kontrak, atau menindaklanjuti data.

Contoh kesalahan business writing:

●      “We hope this information is useful for your consideration.”
 (Tidak jelas tindakan apa yang diharapkan.)

Perbaikan:

●      “Please confirm your approval of this proposal by September 20, 2025.”

●      “Kindly reply to this email with your availability for a meeting next week.”

Mengapa ini termasuk kesalahan dalam penulisan?

●      Pesan jadi tidak efektif karena penerima bingung harus melakukan apa.

●      Bisa menunda proses bisnis karena tidak ada arahan jelas.

●      Menunjukkan kurangnya objektif dalam komunikasi.

Business writing yang baik adalah gabungan antara kejelasan, ketepatan, dan profesionalisme. Dengan menghindari lima kesalahan umum di atas, kamu akan meningkatkan kualitas komunikasi bisnis secara signifikan.

Ingat, kesalahan dalam business writing bisa mengurangi estetika dan kepercayaan. Dengan menghindari error business English, proposal akan lebih meyakinkan, laporan lebih kredibel, dan email lebih efektif. Jadi, selalu luangkan waktu untuk menulis dengan jelas, singkat, dan profesional.