Business Etiquette yang Perlu Dipahami Saat Bekerja dengan Tim Global

Bekerja dengan tim dari berbagai negara bukan hanya membutuhkan kemampuan bahasa Inggris, tetapi juga pemahaman tentang business etiquette. Cara menyapa, menyampaikan pendapat, mengikuti meeting, hingga memberikan feedback dapat berbeda tergantung budaya. Dalam artikel ini, kamu akan menemukan beberapa business etiquette yang penting dipahami agar komunikasi dengan tim global tetap profesional, nyaman, dan saling menghargai.

Setiap budaya memiliki gaya komunikasi yang berbeda. Ada yang terbiasa menyampaikan pendapat secara langsung, sementara yang lain cenderung menggunakan bahasa yang lebih halus.

Misalnya, ketika tidak setuju dengan pendapat rekan kerja, hindari langsung mengatakan:

“You’re wrong.”

Kamu bisa menggunakan:

“I see your point, but I have a different perspective.”

Atau:

“That’s an interesting point. However, I think we could also consider…”

Cara seperti ini tetap menunjukkan ketidaksetujuan tanpa membuat lawan bicara merasa diserang.

Sapaan sederhana dapat memberikan kesan pertama yang berbeda. Dalam lingkungan profesional internasional, kamu mungkin bertemu orang dengan kebiasaan yang tidak sama denganmu.

Jika belum mengetahui preferensi seseorang, gunakan sapaan yang netral dan profesional seperti:

• “Good morning, everyone.”

• “Hi, Sarah. It’s nice to meet you.”

Jangan terburu-buru menggunakan nama panggilan atau sapaan yang terlalu santai sebelum mengetahui bagaimana mereka ingin dipanggil.

Jika seseorang memperkenalkan dirinya dengan nama tertentu, gunakan nama tersebut dalam percakapan. Hal kecil seperti ini menunjukkan bahwa kamu menghargai lawan bicara.

Dalam meeting dengan tim global, perbedaan koneksi internet, aksen, maupun kecepatan berbicara dapat membuat percakapan sedikit lebih sulit diikuti. Karena itu, biasakan memberikan kesempatan kepada orang lain untuk menyelesaikan kalimatnya.

Jika ingin menyampaikan pendapat, kamu bisa menggunakan:

• “May I add something?”

• “Can I jump in here?”

• “I’d like to add to that point.”

Ungkapan tersebut membuatmu tetap aktif dalam diskusi tanpa terkesan memotong pembicaraan secara tiba-tiba.

Jika kamu belum yakin apakah seseorang sudah selesai berbicara, beri jeda sejenak sebelum mulai menyampaikan respons.

Saat bekerja dengan tim global, kemampuan berbahasa Inggris bukan hanya tentang menggunakan vocabulary yang sulit. Justru, kalimat yang sederhana dan jelas sering kali lebih efektif.

Misalnya, daripada mengatakan:

“I would like to kindly inform you that there appears to be a potential issue regarding…”

kamu dapat mengatakan:

“I’d like to let you know that we have an issue with…”

Pesannya tetap profesional, tetapi lebih mudah dipahami.

Hindari terlalu banyak menggunakan slang, idioms, atau istilah lokal yang mungkin tidak dipahami oleh anggota tim dari negara lain. Ingat, tujuan utama global communication adalah memastikan pesan tersampaikan dengan jelas.

Tidak semua kebiasaan yang dianggap normal di Indonesia akan memiliki makna yang sama di negara lain. Begitu pula sebaliknya.

Misalnya, dalam beberapa budaya, melakukan small talk sebelum masuk ke topik utama merupakan bagian penting untuk membangun hubungan. Sementara itu, budaya lain mungkin lebih terbiasa langsung membahas pekerjaan.

Kamu tidak perlu mengubah kepribadian atau mengikuti semua kebiasaan orang lain. Yang terpenting adalah memiliki kesadaran bahwa setiap orang dapat memiliki cara kerja dan komunikasi yang berbeda.

Kalimat sederhana seperti:

“How do you usually prefer to handle this?”

dapat membantu kamu memahami kebiasaan rekan kerja tanpa membuat asumsi.

Feedback merupakan bagian penting dalam kerja tim, tetapi cara menyampaikannya perlu diperhatikan. Hindari memberikan kritik yang terdengar menyerang secara pribadi.

Daripada:

“Your presentation was confusing.”

coba:

“I think the presentation could be clearer if we simplified the main points.”

Fokuskan feedback pada pekerjaan atau situasi, bukan pada pribadi seseorang. Dengan begitu, masukan akan lebih mudah diterima dan didiskusikan.

Memiliki kemampuan bahasa Inggris yang baik bukan berarti kamu harus selalu memahami setiap kata atau aksen yang digunakan oleh rekan kerja dari negara lain.

Jika tidak memahami sesuatu, jangan hanya mengangguk dan menebak-nebak maksudnya. Kamu bisa meminta klarifikasi dengan sopan:

• “Could you clarify what you mean by that?”

• “Sorry, could you explain that again?”

• “Just to make sure I understand, do you mean…?”

Meminta klarifikasi justru menunjukkan bahwa kamu ingin memastikan informasi yang diterima benar.

Tidak semua komunikasi profesional harus terdengar sangat formal. Gaya komunikasi dapat disesuaikan dengan situasi dan hubungan dengan lawan bicara.

Saat mengirim email kepada klien baru, gunakan bahasa yang lebih formal. Sementara itu, ketika berdiskusi dengan rekan satu tim yang sudah dekat, gaya komunikasi dapat lebih santai selama tetap profesional.

Misalnya, untuk email formal:

“Dear Mr. Smith, I’m writing to follow up on our previous discussion.”

Sementara dalam chat dengan rekan kerja:

“Hi John, just following up on our discussion earlier.”

Keduanya sama-sama profesional, tetapi memiliki tingkat formalitas yang berbeda.

Sebelum mengirim email atau pesan penting, luangkan waktu untuk membacanya kembali. Periksa apakah pesanmu sudah jelas, sopan, dan tidak menimbulkan makna ganda.

Hal ini terutama penting ketika menggunakan bahasa Inggris karena pilihan kata tertentu dapat memberikan kesan yang berbeda dari yang kamu maksud.

Pada akhirnya, bekerja dengan tim global bukan hanya tentang seberapa banyak English vocabulary yang kamu kuasai. Kamu juga perlu memahami bagaimana menggunakan bahasa tersebut sesuai dengan konteks, budaya, dan situasi profesional. Dengan menggabungkan kemampuan English communication dan business etiquette, kamu akan lebih siap membangun hubungan kerja yang positif dengan rekan dari berbagai negara.